各院、系、重点科研机构、直属单位，附属医院，机关各部门：

为完整、准确、系统地收集、保存学校2023年度的文件材料，根据《中国科学技术大学档案管理办法》（校办字〔2022〕210号）（附件1）有关规定，现就做好归档工作通知如下：

一、归档范围和归档时间

（一）各院、系、直属单位、机关各部门形成的党群、行政、外事、出版物、声像类文件材料，经系统整理后应在6月底前归档。

（二）各教学单位形成的教学综合管理文件材料，经系统整理后应在6月底前归档，2024届学生学业成绩表应在11月底前归档。

（三）科研、基建、仪器设备类等科技文件材料应在项目验收（竣工）后6个月内归档。

（四）附属医院形成的文件材料应按附属医院综合档案室要求及时归档。

（五）其他各类文件材料归档时限参照《中国科学技术大学档案管理办法》执行。

（六）为保证校内各单位及时完整归档工作，自2019年起实行催档制度。归档期限内未能实现应有文件材料归档的单位，我院将列出具体应归档文件材料，向该单位发出书面催档通知书，要求在限定时间内完成归档工作。限定时间之内，应归文件材料还不能归档的，我院每2个月一次向该单位发出《催档通知书》，定期提醒该单位及其档案员，直至该单位完成归档工作。

二、质量要求

（一）归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件；上级来文与文件处理单并存，本校文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存。

（二）本校形成的文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。

（三）学校各项活动中形成有保存价值的电子文件应及时进行在线或脱机归档，具体要求参见《中国科学技术大学电子文件归档与电子档案管理办法（试行）》（档字〔2023〕3号）（附件2）。

（四）声像文件归档时应附有文字说明，注明责任者、形成时间、地点、内容等，符合图像清晰、音质良好的要求。照片以 JPG、TIF 格式归档，音频以WAV、MP3格式归档，视频以MP4、MPG、FLV、AVI、MXF格式归档。

（五）实物档案要干净整洁，注明物品名称、来源。

三、归档流程

各归档单位档案员负责统一向档案文博院移交文件材料，移交时填写《中国科学技术大学档案移交（接收）登记簿》（档案文博院主页提供下载），一式二份，由移交单位和档案文博院相关人员签字移交，双方各执一份，以备查验。

特此通知。

档案文博院  

2024年2月27日