各院、系、重点科研机构、直属单位、附属医院，机关各部门：
根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强重特大事件档案工作的通知》要求，为从源头抓好重特大事件档案的形成和留存工作，确保学校在抗击新冠肺炎疫情过程中形成的档案完整、准确、系统、安全和有效利用，存史资政，彰往昭来，现就疫情防控文件材料的收集归档工作通知如下：
一、总体要求
新冠肺炎疫情防控档案是指在新冠肺炎疫情防控工作中直接形成的对我校具有保存价值的各种文字、照片、音视频、电子和实物等不同载体和形式的原始记录。它完整反映了我校疫情防控工作的全过程，详细记录了我校医护人员奋勇争先上前线，科研骨干夜以继日克难关，全校教职员工同心协力战疫情的先进事迹，是值得永远珍藏的宝贵财富，对今后的工作查考、历史研究、师生教育都具有重要的咨询、借鉴和启示作用。学校各部门应高度重视疫情防控文件材料的收集归档工作，采取有力措施，认真做好疫情防控文件材料的收集工作，并及时向学校档案馆移交。
二、归档范围
新冠肺炎疫情防控档案的归档范围主要包括但不限于以下内容：
（一）文件文书类
1.上级单位下发的关于疫情防控工作的部署、规定、批示、指示、通知、通报等文件材料。
2.上级单位及有关领导督导检查我校疫情防控工作的相关材料。
3.学校及所属各单位建立疫情防控工作机构、协调机制、制度规定等形成的文件材料。
4.召开疫情防控工作会议的会议记录、纪要、决定、领导讲话等文件材料。
5.关于疫情防控工作的重大决策、规定、通报、办法、意见、通知、简报、应急预案等文件材料。
6.关于疫情防控工作的请示、报告、批复、批示、函、复函等文件材料。
7.关于疫情防控工作重要计划、安排、措施、报表、形势研判、统计分析、总结、大事记、防控预案、监 测方案等文件材料。
8.关于疫情防控中开展线上线下招生、教学、学工、就业等方面的工作方案、公告、通知等文件材料。
9.学校及各部门、各单位在疫情防控工作中开展师生思想政治教育、心理疏导的特色做法和典型案例等材料。
10.科研工作相关部门、各学院、科研单位在疫情防控工作中形成的关于组织、实施疫情防控专项科研工作以及科研成果应用的文件材料。
11.在做好疫情防控工作物资保障、生产生活保障和医疗保障等方面形成的文件材料。
12.在卫生检疫、校园管理、治安综合治理等方面形成的文件材料，包括对出入校门、宿舍、食堂、办公场所等进行卫生检疫和管控形成的文件材料等。
13.各单位疫情防控志愿者组织及成员名单、师生在疫情防控过程中主动参加志愿服务形成的文件材料。
14.各单位对留校师生员工、对师生员工返校疫情防控相关工作的文件材料。
15.疫情防控应急通信保障工作、网络信息安全监测工作和电信大数据支撑服务工作形成的文件材料。
16.学校及各单位、个人向疫区捐赠财物或接受社会救助、捐赠及相关资金、物资调拨、分配和使用形成的文件材料。
17.疫情防控过程中，作出突出贡献的个人及团队的事迹材料。
（二）照片、音频视频类
18.新冠肺炎疫情防控中各院系、重点科研机构、直属单位、附属医院、机关各部门开展的重要会议、防疫检查、科研、医疗救护、捐赠等公务活动中形成的照片、音视频材料。
19.各单位关于疫情防控过程中各类宣传、表彰材料和制作的宣传片等照片、音视频资料，以及校外媒体相关报道。
（三）实物类
20.疫情防控工作笔记、工作证、登记表、测温仪、消毒用具、宣传横幅、捐赠物品的外包装、捐赠品清单、隔离用设备、抗疫物资记录、荣誉证书等。
21.为抗击疫情创作的绘画、书法、诗歌手稿、歌曲手稿等艺术作品。
（四）其他
22.其他与疫情防控有关的具有保存价值的文件材料。
三、质量要求
1.新冠肺炎疫情防控文件材料收集工作是今年归档重点工作，各单位要强化责任意识，注意疫情防控期间相关文件材料的收集、整理，确保“应收尽收、应归尽归”，做到完整、准确、系统。
2.全方位开展收集工作。①全过程收集，文件材料的收集应当贯穿疫情防控工作整个流程；②广渠道收集，除常规渠道外，注重收集一手材料；③多类型收集。除传统档案外，重视照片、音频、视频、电子文件、实物档案、网站网页、社交媒体等的收集。
3.归档文件材料应符合以下质量要求：
①纸质文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。
②声像文件归档时应附有文字说明，注明拍摄者、拍摄时间、地点、内容等基本信息，图像清晰、音质良好。照片以 JPG、TIF 格式归档，音频以 WAV、MP3格式归档，视频以MP4、AVI、MXF格式归档。
四、归档时间
请各部门按要求做好疫情防控文件材料的收集工作，并填写档案移交清单（档案文博院主页下载，一式两份），于6月底前移交。疫情防控科研项目材料在项目结题后3个月内移交，党政办公室的收发文按固定归档时序移交；附属第一医院的疫情防控文件材料向附属第一医院综合档案室移交，向学校档案馆移交一套电子化副本。
特此通知。
档案文博院
2023年2月21日
