第一章  总则

第一条 为提高我校基本建设档案工作的质量和管理水平，充分发挥基建档案在我校建设和发展中的作用，根据国家档案局和原国家计委《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、国家档案局《建设项目（工程）档案验收办法》等有关规定的要求，特制定本办法。

第二条 本办法所称基本建设类档案，是指在我校基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、图纸及声像等不同载体的真实记录。

第三条 基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条 基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责范围之中，做到：基建工程立项与提出建档要求同步；基建项目建设管理过程与竣工材料的积累、整编、审定工作同步；基建项目竣工验收与档案验收同步。

第二章  管理责任

第五条 学校基建管理部门须确定一位负责人分管基建档案工作，按照项目所属关系，负责对各参建单位的有关工作进行协调。并配备相应专（兼）职档案员，负责基建文件材料的收集、整理、归档工作。

第六条 学校档案馆应随时了解大型基建项目的主要工程进度，监督、指导各参建单位对基建档案的收集整理，协助基建管理部门对立卷和归档工作进行定期检查并参加基建工程的验收。

第七条 基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。 基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建部门汇总、整理。

第八条 凡与引进技术或引进设备的基本建设项目有关的技术文件材料，不论是通过何渠道得到的，均由建设单位负责收集整理归档。

第三章  归档范围与保管期限

第九条 凡归档的基建文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展及工作开展具有参考价值和凭证作用。

第十条 凡归档的基建文件材料，必须能够完整、准确、系统地反映基建项目管理和建设的全过程，并遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致且具有成套性。

第十一条 归档的主要内容包括：综合管理，可行性研究、任务书，设计基础，设计文件，工程管理文件，施工文件，竣工验收，基建财务、器材管理，监理文件等。具体见《中国科学技术大学基本建设类档案归档范围和保管期限表》。

第十二条 归档的重点是基建项目各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套竣工资料。

第十三条 基本建设项目档案的保管期限分为永久、长期、短期三种，其中长期保管的基建档案实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

第四章 立卷与归档要求

 第十四条 凡需归档的基本建设项目文件材料应达到如下要求：

1、文件材料必须齐全完整，反映项目建设的全过程；

2、文件材料必须履行规定的签字手续。文件图纸等必须与实物、实况相一致；

3、文件材料应为原始件，保持历史真迹，不得擅自修改、剪贴、伪造或事后补制；

4、文件材料必须纸质优良、字迹工整、线条清晰、图面整洁，利于长远保存。

 第十五条 基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，由基建管理部门组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

（1）文字材料的排列：正本在前，附件在后；印件在前，原稿在后：批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列（即；地质地形、总体布置、地下管网、建筑、结构、装饰、给排水、电气、采暖通风、燃气等）。

（2）拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。

（3）基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成A4图幅的规格，标题栏露在外面，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订。

（4）无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。

（5）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料在前，图纸在后。

 第十六条 基建管理部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一并与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。

 第十七条 案卷质量应符合GB／T11822－2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。竣工图的编制和折叠必须符合《编好基本建设工程竣工图的几项暂行规定》和《技术制图--复制图的折叠方法》的要求。

第五章  档案验收与移交

第十八条 基建项目在验收前，档案馆对准备归档的基建文件材料进行预验收，并出具相关证明，否则不能组织工程竣工验收。在工程竣工验收时，档案馆须作为工程竣工验收小组成员，会同校基建管理部门做好基建档案的验收。

第十九条 基建档案须在项目验收结束后两个月内由校基建管理部门移交档案馆归档。移交时填写基建档案资料移交目录，一式两份，连同案卷经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。

第二十条 基建项目在签署合同时，应把基建档案管理工作作为一项重要内容，明确规定各参建单位提交相应项目的文件材料质量、数量和时间等要求。工程开工时，学校财务部门应从基建总投资中预留5%作为基建档案保证金，待基建档案归档验收合格并经基建管理部门同意、档案馆开具基建档案验收证明后发还。

第二十一条 基建文件材料归档后，在改扩建、维修中所产生的基建文件材料，基建部门应随时整理，向档案部门补充归档。对已归档的基建文件材料需要更改时，必须填写更改审查清单，经基建部门分管负责人同意。未经批准，严禁更改已归档的任何基建档案材料。档案部门对补充归档的基建文件材料应及时整理编目。归档材料不多的，可归入相关案卷内并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。

第六章  开放利用

第二十二条 充分发挥基建档案的凭证作用和信息功能，做好跟踪服务，提高其社会效益和经济效益。

第二十三条 利用馆藏基建档案，本校工作人员须持证办理利用手续，校外单位和有关人员须出具合法证明并按照国家规定收取一定费用。重要基建档案只允许在馆内查阅，图纸借出复制须留押合法证明并交纳一定数量的押金，借出时间一般不超过三天。

第二十四条 档案利用者须履行登记手续，填写姓名、单位、利用档案的目的和内容等。归还时须由经办人员当面验收、注销。必要时需填写利用效果登记表。

第二十五条 借出档案，利用者应按期归还；档案人员如发现损坏或丢失，应及时写出书面报告，报学校按规定严肃处理。

第七章  附则

第二十六条 校内大中型基础设施改造涉及结构管理变动的项目资料管理工作参照本办法相关条款执行。

第二十七条 本办法自印发之日起施行。

第二十八条 本办法由校档案馆负责解释。