档案利用管理守则
发布时间:2017-07-27   浏览次数:63

20177月修订)


第一条  为做好档案利用的管理工作,根据《中华人民共和国档案法》等法律、法规和规章中有关档案利用的规定,制定本守则。

第二条  本馆保存的档案分为开放范围档案、非开放范围档案两大类,其借阅利用实行分类管理。

第三条  开放范围档案的借阅利用。

(一)本校师生员工持本人有效证件,说明利用档案的目的和范围即可查阅。

(二)我校毕业生持有本人身份证明,可以查阅与本人相关的档案。委托他人前来查询的,受委托人除须持有本人的身份证件外,还须持有当事人的身份证件和委托书,方可查询。

(三)校外单位或个人借阅利用,须持有合法介绍信,并须经本校档案形成部门以及档案馆负责人批准同意。

(四)国外、境外的组织或个人借阅利用,须经学校外事、档案形成部门以及档案馆负责人批准同意。

第四条 非开放范围档案的借阅利用。

(一)须经档案形成部门及档案馆负责人批准同意。

(二)查阅重要会议记录须经学校党政办公室和档案馆负责人批准同意,并须指定专人借阅。

(三)查阅有密级的档案材料,须经学校保密办公室和档案馆负责人批准同意,并须指定专人借阅。

(四)查阅科研项目(课题)档案,须经项目(课题)负责人或科研部批准同意,方可查阅。

(五)查阅涉及个人信息的档案,须取得当事人或其所属校内单位批准同意,方可查阅。

第五条  档案借阅须遵守以下具体规定。

(一)档案利用者(含档案馆工作人员)借阅档案,须到档案馆管理利用部严格履行登记手续,规范填写本人的姓名、单位,以及利用档案的目的和内容等。

(二)档案借阅一律在本馆专用调阅室进行。利用者应自觉遵守保密制度,严禁涂改、污损、抽拆和增删档案内容。

(三)复制、摘抄档案,须经档案馆经办人同意。复制由档案馆统一办理,摘抄由档案馆经办人负责核对、盖章。

(四)归还时须由档案馆经办人当面验收、注销。必要时需填写利用效果登记表。

第六条  本馆档案原则上不予离馆借阅。校内单位确因工作需要外借时,须持有本单位(项目)负责人签字的借条,签署《中国科学技术大学档案离馆借阅利用告知承诺书》,严格履行档案借出专项登记手续,并经档案馆负责人同意后办理。档案借出离馆时间一般不得超过一周。

第七条  其他规定。

(一)对纸质发脆或珍贵档案,一律不予离馆借阅,且不得复印、翻拍。

(二)电话查询档案,符合查阅规定的,由档案馆经办人代查并回电查询者,同时进行登记。

(三)毕业生寄存在档案馆的人事档案转递,须凭毕业生入职单位调档函方可办理。

第九条  对在档案借阅利用中造成损坏、丢失、泄密等不良后果和影响的,按档案管理相关法律法规追究当事人的相应责任。

第十条  本守则自公布之日起实施。