财务档案调阅管理守则
发布时间:2016-05-23   浏览次数:53

2016520日讨论通过)

第一条 根据档案管理的规范要求和财务档案调阅工作的特殊性,档案馆、财务处共同研究制定本守则。

第二条 财务档案集中存放于档案馆二楼西库房。库房的缓冲区内设置2间财务档案专用调阅室,配有桌椅、调阅台、固定电话、复印机、计算机及打印机等办公用品,并设有安全监控和消防设施。由档案馆负责管理维护和使用培训。

第三条 财务档案调阅工作由档案馆负责,财务处协助共同管理。具体办法如下:

1.财务处工作人员视为“财务兼职档案员”,具有进库调取档案的职权。

2.财务档案调阅均须财务处审批,并向档案馆开具《财务档案调阅通知单》,由兼职档案员持通知单来馆调阅档案。

第四条 兼职档案员带队或单独来馆调阅档案,须持调阅通知单并在一楼大厅窗口履行登记手续,再由馆内工作人员引导进入档案调阅室查阅档案。进入档案调阅室须遵守以下具体规定:

1.严格遵守《档案馆安全管理守则》、《档案库房管理守则》和《档案整理加工区管理守则》。

2.调阅工作时间内,兼职档案员负责管理调阅室,不得离岗;调阅工作结束或中途需要离开库房,须通知档案馆工作人员到场检查并关闭库房门。

3.非兼职档案员不得进入库房调取档案。

4.兼职档案员进库调取或归还档案,须按规范操作,杜绝毁坏及摆放混乱等情况的发生。

5.进出库房两道单门须随手关门,不得敞开。

6.饮水用具须在指定位置摆放和使用,以免水毁档案;

7.发现问题请及时联系馆内工作人员。

第五条 对违反上述规定的,由档案馆、财务处按各自管理规定分别对相关责任人进行处理。

(注:本守则由档案馆、财务处负责人签字/盖章确认,各执一份)