关于做好2018年文件材料归档工作的通知
发布时间:2019-03-05   浏览次数:429


各学院,机关各部、处、室,各有关直属单位:

为准确、完整、系统地收集、保存学校2018年的文件材料,根据《中国科学技术大学档案管理办法》(校办字【2010121号)有关规定,现就做好归档工作通知如下:

一、归档范围和归档时间:

(一)各学院,机关各部、处、室,各有关直属单位形成的党群、行政、外事、出版物、声像类文件材料,经系统整理后应在6月底前归档。

(二)各教学单位形成的教学综合管理文件材料,经系统整理后应在6月底前归档,2019届学生学业成绩表应在11月底前归档。

(三)科研、基建、仪器设备类文件材料应在项目验收(竣工)后6个月内归档。

(四)其它各类文件材料归档时限参照《中国科学技术大学档案管理办法》执行。

(五)为保证校内各单位及时完整归档工作,我馆实行定期催档制度。归档期限内未能实现应有文件材料归档的单位,我馆将列出具体应归档文件材料,向该单位发出书面催档通知书(见附件),要求在限定时间内完成归档工作。限定时间之内,应归文件材料还不能归档的,我馆每2个月一次向该单位发出《催档通知书》,定期提醒该单位及其兼职档案员,直至该单位完成归档工作。

二、质量要求:

(一)归档文件材料应齐全完整;纸质文件材料应为原件;上级来文与文件处理单并存,本校文件与文件签发单、定稿并存,正文与附件并存。

(二)实行纸质文件、电子文件双套归档制。无电子文件的纸质文件归档,有电子文件的与纸质文件同时归档。学校各项活动中形成的电子数据也需要脱机归档。

(三)本校形成的文件材料用纸应规范,书写、打印、用印等应用耐久材料;字迹、印信等应清晰、完整;责任者和成文时间应标明。

(四)声像材料归档时应附有文字说明,并注明责任者、形成时间、内容等,归档的声像材料应图像清晰、音质良好。

三、归档程序:

各归档单位兼职档案员负责统一向档案馆移交文件材料,移交时填写《中国科学技术大学档案移交(接收)登记簿》(档案馆主页提供下载),一式二份,由移交单位和档案馆相关人员签字移交,归档单位和档案馆各执一份,以备查验。

特此通知。


档案馆

             2019年3月5日