通知公告

关于做好2021年文件材料归档工作的通知

发布时间:2022-02-28   浏览次数:124


各院、系、重点科研机构、直属单位,附属医院,机关各部门:

为完整、准确、系统地收集、保存学校2021年度的文件材料,根据《中国科学技术大学档案管理办法》(校办字〔2010121号)(附件1)有关规定,现就做好归档工作通知如下:

一、归档范围和归档时间:

(一)各学院,机关各部、处、室,各有关直属单位形成的党群、行政、外事、出版物、声像类文件材料,经系统整理后应在6月底前归档。

(二)各教学单位形成的教学综合管理文件材料,经系统整理后应在6月底前归档,2022届学生学业成绩表应在11月底前归档。

(三)科研、基建、仪器设备类文件材料应在项目验收(竣工)后6个月内归档。

(四)重点做好党史学习教育专题文件材料的收集归档。学校党史学习教育领导小组及院级党组织在党史学习教育工作中直接形成的有利用和保存价值的文字材料、图表、照片、录音、录像、奖杯、奖状等各类文件材料均纳入此次专题档案收集范畴,详见附件2《中国科学技术大学党史学习教育专题文件材料归档范围》。党史学习教育专题文件材料经系统整理后应在6月底前归档。

(五)新冠肺炎疫情防控等重大活动、重大事件中形成的文件材料应随时收集,及时归档。其中新冠肺炎疫情防控文件材料归档要求参照《关于做好新冠肺炎疫情防控文件材料归档工作的通知》(档字〔20207号)(附件3)文件执行。

(六)其他各类文件材料归档时限参照《中国科学技术大学档案管理办法》执行。

(七)为保证校内各单位及时完整归档工作,自2019年起实行催档制度。归档期限内未能实现应有文件材料归档的单位,我院将列出具体应归档文件材料,向该单位发出书面催档通知书,要求在限定时间内完成归档工作。限定时间之内,应归文件材料还不能归档的,我院每2个月一次向该单位发出《催档通知书》,定期提醒该单位及其兼职档案员,直至该单位完成归档工作。

二、质量要求:

(一)归档文件材料应齐全完整;纸质文件材料应为原件;上级来文与文件处理单并存,本校文件与文件签发单、定稿并存,正文与附件并存。

(二)实行纸质文件、电子文件双套归档制。无电子文件的纸质文件归档,有电子文件的与纸质文件同时归档。学校各项活动中形成有保存价值的原生电子文件也需要及时进行在线或脱机归档。

(三)本校形成的文件材料用纸应规范,书写、打印、用印等应用耐久材料;字迹、印信等应清晰、完整;责任者和成文时间应标明。

(四)声像材料归档时应附有文字说明,注明责任者、形成时间、内容等,归档的声像材料应图像清晰、音质良好。照片以 JPG TIF 等格式归档,音频以 WAV MP3 等格式归档,视频以 MPG MP4 FLV AVI 等格式归档。

三、归档流程:

各归档单位兼职档案员负责统一向档案文博院移交文件材料,移交时填写《中国科学技术大学档案移交(接收)登记簿》(档案文博院主页提供下载),一式二份,由移交单位和档案文博院相关人员签字移交,归档单位和档案文博院各执一份,以备查验。

特此通知。



档案文博院   

      2022224

附件1:中国科学技术大学档案管理办法.pdf

附件2:中国科学技术大学党史学习教育专题文件材料归档范围.pdf

附件3:关于做好新冠肺炎疫情防控文件材料归档工作的通知.pdf