中国科学技术大学档案馆工作人员守则

(2007年5月修订)

一、爱岗敬业 履行职守 按章办事 文明服务      二、遵纪守法 服务大局 团结协作 树立正气
三、钻研业务 熟悉技能 勇于创新 甘于奉献      四、爱校荣馆 勤奋工作 踏实严谨 确保安全

中国科学技术大学库房管理制度

(2007年5月修订)

    第一条 本馆所有档案库房实行专人负责。
    第二条 库房档案柜统一编号,排列有序,便于档案的上架、入柜和利用。
    第三条 库房责任人要定期投放杀虫防霉药物或通过有关设备,对库房进行杀菌、消毒,防止档案生虫、发霉。
    第四条 库房责任人要根据气候和温湿度的变化,及时开、关空调和除湿机,使库房的温湿度控制在标准的范围之内。
    第五条 库房应注意关好门窗,拉好窗帘,防止光、尘进入。经常对档案的存放进行检查,发现霉变、破损的档案应及时采取补救措施。
    第六条 定期对库房进行打扫,保持库房清洁无尘。严禁存放与档案无关的物品,严禁烟火。
    第七条 库房责任人每日须对库房防火防盗设施及空调、除湿机等设备的运转情况进行巡查,发现隐患应当及时处理或向馆领导报告。
    第八条 馆内人员下班前,应注意关好库房、办公室门窗,切断电源。
    第九条 本制度自公布之日起实施。

中国科学技术大学档案借阅利用制度

(2007年5月修订)

    第一条 本馆保存的档案,主要为学校教学、科研和管理等各项工作提供服务。属开放范围的档案,本校师生员工持本人有效证件,说明利用档案的范围和目的,即可查阅。
    第二条 校外单位和个人持有合法证明,可以利用本馆已开放的档案。港澳台同胞、海外华侨、外国人或者外国组织利用本馆已开放的档案,须由学校外事等部门出具证明并经档案馆负责人同意。
    第三条 利用未开放的档案,须经档案形成部门及档案馆负责人同意。查阅重要会议记录和有密级的档案材料,须经档案馆负责人批准,指定专人借阅。
    第四条 档案利用者须履行登记手续,填写利用者的姓名、单位、利用档案的目的和内容等。归还时须由经办人员当面验收、注销。必要时需填写利用效果登记表。
    第五条 利用档案一律在查阅室进行。利用者应自觉遵守保密制度,严禁涂改、污损、抽拆和增删档案内容。对纸质发脆或珍贵档案,一律不予外借,不得复印、翻拍。
    第六条 电话查询档案,由档案馆代查并回电查询者,同时进行登记。查询者要求将档案材料寄往查询单位,须凭查询单位介绍信方可办理。
    第七条 除学生毕业论文外,本馆档案一般不予外借。校内单位确因工作需要外借时,须持有本单位负责人签字的借条,并经档案馆负责人同意。档案借出时间一般不得超过一周。
    第八条 复制、摘抄档案,须经档案馆负责人同意。复制由档案馆统一办理,摘抄由档案馆工作人员负责核对、盖章。
    第九条 本制度自公布之日起实施。

中国科学技术大学档案安全保密制度

(2007年5月修订)

    第一条 本馆实行安全保密责任人制度,严格做好安全保密工作的宣传、布置、实施、检查等事宜。
    第二条 认真贯彻执行上级部门关于安全保密工作的法规及学校的有关规定,经常开展档案安全保密工作的宣传、教育和检查。
    第三条 档案入库时,由库房责任人认真清点案卷数量,做好登记工作。对于涉密档案,依照《保密法》及其实施办法的有关规定妥善保管。
    第四条 本馆档案属下列情况之一的,不对外开放:
     (1)涉及党和国家及学校秘密的;
     (2)涉及专利或技术秘密的;
     (3)涉及个人隐私的;
     (4)档案形成部门规定限制利用的。
    第五条 未经批准,任何人不得私自将档案带出本馆,不得随意阅览、复制和摘录档案内容。
    第六条 馆库内严禁吸烟,严禁使用明火,严禁存放易燃易爆危险物品。
    第七条 非本馆工作人员未经许可,不得进入库房。
    第八条 本制度自公布之日起实施。

中国科学技术大学档案馆内设机构工作职责

(2007年5月修订)

管理利用部工作职责

    1、负责馆内日常行政事务,做好上传下达、内外联络及来信来访的接待工作;
    2、负责档案借阅、出具档案证明和学生成绩单翻译、审核、制作等办理工作;
    3、负责馆内人事、工资、财务、福利和考勤等工作;
    4、负责办公、劳保用品的购置、保管等后勤服务工作;
    5、负责复印机等设备的维护、使用和管理工作;
    6、负责安排馆内卫生、值班及档案馆安全、保管工作;
    7、负责接收进库各类档案及资料,做好验收、清点、登记和交接工作;
    8、负责做好库房的防盗、放火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光工作;
    9、负责档案柜号、检索工具编制和定期清点库房工作;
    10、完成馆领导安排的其它工作任务。

文书/教学/科技档案部工作职责

    1、负责起草档案业务监督指导工作的规章制度、工作计划、报告、总结;
    2、负责检查监督全校各归档单位档案工作,并实行对口交流和指导;
    3、负责指导全校各类文件材料的形成、积累、预立卷及归档工作;
    4、负责收集与本校有关且具有保存价值的档案材料,做好登记和移交工作;
    5、负责本门类进馆档案的整理、分类、编目、档案信息录入和移交进库工作;
    6、负责全校各单位专、兼职档案员的业务培训工作,做好档案工作的检查评比、表彰工作;
    7、做好各类积存文件材料的立卷归档工作;
    8、负责档案监督指导的调研和宣传教育工作;
    9、参加档案学术研究和交流活动;
    10、完成馆领导安排的其它工作任务。

信息编研部工作职责

    1、负责档案管理软件和馆内局域网的开发、维护,做好电子文件的收集、整理和保管工作;
    2、负责档案馆主页更新维护,加强档案工作的宣传教育;
    3、做好校史研究的组织协调,负责校史类图书和档案信息资料的编纂工作;
    4、负责筹办校史展览和校史馆日常管理、参观接待工作;
    5、负责实物、声像档案的收集、整理、扫描、刻录和复制工作;
    6、负责起草有关规章制度、工作计划和开展学术交流工作;
    7、负责仪器设备、档案装具等固定资产管理工作;
    8、负责档案信息统计和档案馆年报统计工作,参与档案信息的录入、整理工作;
    9、负责组织和参加档案学术研究、交流活动;
    10、完成馆领导安排的其它工作任务 。

中国科学技术大学保密档案库房管理制度

(2012年5月修订)

    一、保密档案库房是集中保管涉密档案的重要场所,学校各类涉密档案必须存放在保密档案库房内,实行集中、统一、专柜、专人管理。
    二、秘密级和机密级档案须用密码文件柜存放,绝密级档案须用密码保险柜存放。
    三、保密档案库房除要做到一般档案库房的“八防”要求外,还须安装防盗门窗和自动报警装置等安全设施。
    四、进库的涉密档案应台账清楚,及时上架入柜,不得随意堆放。库房内严禁存放与涉密档案无关的物品。
    五、严格控制保密档案库房进出人员。进库人员均应在《保密档案库房进出人员登记表》上进行登记。非保密档案库房管理人员,未经批准不得进入保密档案库房。
    六、严格履行涉密档案借阅、管理等制度,定期对保管的涉密档案进行清点、检查,发现问题应及时采取补救措施和报告。

中国科学技术大学涉密档案管理员岗位职责

(2012年5月修订)

    一、坚决贯彻执行党和国家有关保密工作的方针、政策、法律、法规,遵守学校以及档案馆的各项保密规章制度。
    二、对学校形成的各门类涉密档案及时进行收集、整理、登记、入库,确保涉密档案的安全。
    三、负责做好保密档案库房的日常管理和涉密档案的借阅工作。
    四、加强保密法规及保密知识的学习,提高保密意识和技能。
    五、定期对保管的涉密档案进行清点、检查,及时消除泄密隐患。若发生泄密事件,要及时采取补救措施,并向档案馆领导和学校保密部门报告,积极协助、配合有关部门的查处工作。