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关于做好2016年文件材料归档工作的通知

2017-05-04

 

各学院,机关各部、处、室,各有关直属单位:

为准确、完整、系统地收集、保存学校2016年的文件材料,根据《中国科学技术大学档案管理办法》(校办字【2010121号)有关规定,现就做好归档工作通知如下:

一、归档范围和归档时间:

(一)各学院,机关各部、处、室,各有关直属单位形成的党群、行政、外事、出版物、声像类文件材料,经系统整理后应在5月底前归档。

(二)各教学单位形成的教学综合管理文件材料,经系统整理后应在5月底前归档,2017届学生学业成绩表应在11月底前归档。

(三)科研、基建、仪器设备类文件材料应在项目验收(竣工)后6个月内归档。

(四)其它各类文件材料归档时限参照《中国科学技术大学档案管理办法》执行。

(五)为保证校内各单位及时完整归档,档案馆主页发布更新《各单位2016年文件材料归档进度表》,及时通报各单位文件材料归档情况。

(六)2017年年底,我馆将接受安徽省档案局的业务检查,文件材料归档完整程度是业务检查的基本指标,请各单位务必在归档期限内实现归档。归档期限内未能实现应有文件材料归档的单位,我馆将列出具体应归档文件材料,通过电子邮件和电话向该单位分管档案工作的领导和兼职档案员发出催归通知,催归通知发出一个月之内,应归文件材料还不能归档的,我馆将在学校主页上通报该单位文件材料归档情况。

二、质量要求:

(一)归档文件材料应齐全完整;纸质文件材料应为原件;上级来文与文件处理单并存,本校文件与文件签发单、定稿并存,正文与附件并存。

(二)实行纸质文件、电子文件双套归档制。无电子文件的纸质文件归档,有电子文件的与纸质文件同时归档;电子文件归档时,必须同时提供纸质文件。

(三)本校形成的文件材料用纸应规范,书写、打印、用印等应用耐久材料;字迹、印信等应清晰、完整;责任者和成文时间应标明。

(四)声像材料归档时应附有文字说明,并注明责任者、形成时间、内容等,归档的声像材料应图像清晰、音质良好。

三、归档程序:

各归档单位兼职档案员负责统一向档案馆移交文件材料,移交时填写《中国科学技术大学档案移交(接收)登记簿》(档案馆主页提供下载),一式二份,由移交单位和档案馆相关人员签字移交,归档单位和档案馆各执一份,以备查验。

特此通知。

   档案馆

                                 2017223