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关于做好机构改革中的档案管理工作和健全学校档案工作网络的通知

各院、系、直属单位,机关各部、处、室:

档案是学校教学、科研、管理活动的原始记录和不可再生的信息资源、档案工作是一流研究型大学建设的基础工作之一,也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志.档案收集的齐全完整,对维护学校真实面貌、保存历史记忆至关重要。

档案形成于教学、科研和管理活动的各个环节,来源于全校不同的部门和单位,牵涉面广,工作量大,因此必须在全校建立健全一支专兼职相结合的档案工作队伍,形成完整、高效的档案工作网络。结合学校近期机构改革和岗位聘任工作的实际情况,现就进一步健全学校档案工作网络等有关问题通知如下:

一、认真做好机构改革工作中特别是机构撤并和调整工作中的档案清理、移交等管理工作,岗位聘任中离岗、调岗人员应本着对学校历史负责的态度主动向原单位清理移交本人保管的档案资料,办理交接登记手续,任何单位和个人不得篡改、销毁和丢弃档案资料。

二、各学院、直属单位和机关各部、处、室等档案形成单位分别确定一名分管档案工作的领导和一名兼职档案人员;部分单位如确因工作需要,可会同档案馆商定增设一至二名兼职档案员,具体人员名单请于2004年3月20日前送交档案馆汇总。

各单位分管档案工作的领导负责督促本单位文件材料的收集并帮助兼职档案人员做好单位内协调工作;兼职档案工作人员负责收集本单位具有保存价值的文件材料和与档案馆的具体联系工作。校档案馆要加强对新上岗兼职档案人员的培训工作,使他们熟悉档案法规和档案工作环节,掌握文件材料的归档范围和归档重点。

三、为保证文件材料的及时归档,各归档单位的兼职档案员应在每年2月20日至5月20日之间将前一年度需要归档的文件材料移交至校档案馆,以便校档案馆及时整理、归档。

四、学校有关部门要将档案工作情况作为一项指标列入各归档单位的年度考核,各单位要将兼职档案员的档案收集归档情况作为其年度考核和岗位聘任工作的重要参考依据。校档案馆要定期组织考评兼职档案工作人员的工作情况,评选出优秀兼职档案员并给予表彰,同时通过适当形式发布各单位的归档情况,对档案工作做得差的单位和个人要给予通报批评。

五、国家同步辐射实验室、财务处、科技实业总公司、现代教育技术中心等档案分室在主管单位领导下工作,档案馆要加强对其业务指导。各档案分室要认真做好档案的收集、整理、移交工作,并适时向校档案馆报送档案目录。

特此通知。

中国科学技术大学    

二○○四年三月三日