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关于做好2012年文件材料归档工作的通知

各学院,机关各部、处、室,各有关直属单位:

为准确、完整、系统地收集、保存学校2012年的文件材料,根据《中国科学技术大学档案管理办法》(校办字【2010】121号)有关规定,现就做好归档工作通知如下:

一、归档范围和归档时间:
   (一)机关各部、处、室,各有关直属单位形成的党群、行政、外事、出版物、声像类文件材料,经系统整理后应在5月底前归档。
   (二)各教学单位形成的教学综合管理文件材料,经系统整理后应在5月底前归档,2013届学生学业成绩表应在11月底前归档。
   (三)科研、基建、仪器设备类文件材料应在项目验收(竣工)后6个月内归档。
   (四)其它各类文件材料归档时限参照《中国科学技术大学档案管理办法》执行。
   (五)为保证校内各单位及时完整归档,我们在档案馆主页发布《各单位2012年文件材料归档进度表》,及时通报各单位文件材料归档情况。

二、质量要求:
   (一)归档文件材料应齐全完整;纸质文件材料应为原件;上级来文与文件处理单并存,本校文件与文件签发单、定稿并存,正文与附件并存。
   (二)实行纸质文件、电子文件双套归档制。 无电子文件的纸质文件归档,有电子文件的与纸质文件同时归档;电子文件归档时,必须同时提供纸质文件。
   (三)本校形成的文件材料用纸应规范,书写、打印、用印等应用耐久材料;字迹、印信等应清晰、完整;责任者和成文时间应标明。
   (四)声像材料归档时应附有文字说明,并注明责任者、形成时间、内容等,归档的声像材料应图像清晰、音质良好。

三、归档程序:
    各归档单位兼职档案员(名单见校办字(2010)64号文件)负责统一向档案馆移交文件材料,移交时填写《中国科学技术大学档案移交(接收)登记簿》,一式二份,由移交单位和档案馆相关人员签字移交,归档单位和档案馆各执一份,以备查验。

特此通知。
 
                                         档案馆
                                      2013年3月7日