安徽省高等学校档案管理实施办法

 

 

第一章 总则


    第一条 为规范安徽省区域内高等学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《安徽省档案条例》、《高等学校档案管理办法》,制定本实施办法。
    第二条 本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案),是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
    第三条 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划,纳入相关管理制度。
    第四条 安徽省教育厅主管全省高校档案工作。安徽省档案局在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。
    第五条 高校档案工作由高等学校校长领导,其主要职责是:
    (一)贯彻执行国家和省关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;
    (二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;
    (三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;
    (四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
    分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。


第二章 机构设置与人员配备


    第六条 高校档案机构包括档案馆和综合档案室。
    (一)具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆:
    1.建校历史在50年以上;
    2.全日制在校生规模在1万人以上;
    3.已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上;
    4.其他需要设置档案馆的情况。
    档案馆必须独立建制。
    (二)未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。综合档案室可独立建制,也可隶属于学校办公室。
    (三)尚未设立档案馆或综合档案室的高等学校必须尽快按上述要求设立档案机构。
    高等学校应当成立由校(院)长为主任委员、分管校(院)领导和相关校(院)领导为副主任委员、相关职能部门负责人为成员的学校档案工作委员会,作为全校档案工作的组织、协调和咨议机构。
    第七条 高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构,应当具备符合要求的档案库房和管理设施。具体标准按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)和《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2000)执行。
    需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案,可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构,由高校档案机构在业务上进行管理、指导、监督和检查。
    第八条 高校档案机构的管理职责是:
    (一)贯彻执行国家和省有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;
    (二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;
    (三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;
    (四)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;
    (五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;
    (六)开展档案的开放和利用工作;
    (七)开展学校档案工作人员的业务培训;
    (八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;
    (九)开展国内外档案学术研究和交流活动;
    (十)对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。
    有条件的高校档案机构,可以申请创设爱国主义教育基地。
    第九条 高校档案馆设馆长一名,根据需要可设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名,根据需要可设副主任一至二名。
    馆长、副馆长和综合档案室主任(馆长和综合档案室主任,以下称为高校档案机构负责人),应当具备以下条件:
    (一)热心档案事业,应具有高级专业技术职务任职经历;
    (二)有较强的组织管理能力,具有开拓创新意识和精神;
    (三)年富力强,身体健康。
    已担任馆长、副馆长和综合档案室主任而尚未具有高级以上专业技术职务任职经历的应尽快达到规定的要求。
    第十条 高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。
    高校专职档案工作人员列入学校事业编制。编制人数按照原劳动人事部和国家档案局颁发的《地方各级档案馆人员编制标准(试行)》确定。
    第十一条 高校档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。高校专职档案人员一般应具有国民教育系列大专及以上学历。
    第十二条 高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
    第十三条 高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。
    第十四条 高等学校对档案人员中的涉密人员,应当按照相关法律法规的有关规定予以审查批准,根据高等学校的实际,参照相关标准予以补助。


第三章 档案管理


    第十五条 高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,提高高校档案管理水平。高校档案工作与学校各项工作实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
    第十六条 高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是:
    (一)党群类:主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
    (二)行政类:主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
    (三)学生类:主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
    (四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。
    (五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)及《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2-1992)执行。
    (六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)执行。
    (七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。
    (八)产品生产类:主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
    (九)出版物类:主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书、正式出版物及出版发行记录等。
    (十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
    (十一)财会类:按财政部、国家档案局印发的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)和安徽省财政厅、安徽省档案局印发的《安徽省会计档案管理办法实施细则》(财会字〔1999〕691号)执行。
    (十二)人事类:纳入高等学校管理的教职工人事档案按中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发〔2009〕12号)执行。
    高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。
    第十七条 高等学校实行档案材料形成单位(部门)、课题组立卷的归档制度。
    学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。
    第十八条 归档的纸质文件所使用的书写、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。
    第十九条 高校档案材料归档时间为:
    (一)学校各部门应当在次学年结束前归档;
    (二)各院系等应当在次学年寒假前归档;
    (三)科研类档案应当在项目完成后2个月内归档;
    (四)基建类档案应当在项目完成后3个月内归档;
    (五)财会类档案由会计机构整理归档。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满后由会计机构移交高校档案机构统一保管。
    第二十条 高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
    第二十一条 高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
    第二十二条 高校档案机构应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。
    第二十三条 高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时,高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。
    第二十四条 高等学校合并、分立、撤销或产生其他变动时,应当区别情况,依法、合理处置档案。
    第二十五条 高等学校与其他单位分工协作完成的项目,高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应当将复制件送交高校档案机构保存。
    第二十六条 高等学校中的个人从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。
    对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。
    学校鼓励个人,特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等在非公务活动中形成的档案,以捐赠或代管的方式交校档案馆(室)保存,学校应给予适当奖励。
    高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集,应当制定专门的制度和办法。对散落在社会上的对学校或社会有重要价值的或对学校有重大贡献的个人所有的档案,应由学校出资收集归档保存。
    第二十七条 高等学校各项活动中形成的,或者在高等学校对外交流中形成的有保存价值的实物,如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及高等学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等,原则上由高校档案机构集中管理。
    第二十八条 高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患。档案工作如发生突发事件,应当按照国家档案局中央档案馆《档案工作突发事件应急处置管理办法》的规定,立即向校长报告,及时处理。
    档案库房的技术管理工作,应当建立、健全有关规章制度,由专人负责。
    档案馆(室)工作人员必须严格执行档案接收、管理和借阅制度,及时做好登记,随时入库。
    档案库房安全管理要明确责任,库房环境和设施要达到要求,做好“八防”(防火、防潮、防温、防光、防尘、防虫、防有害气体、防盗);未经批准,非本馆(室)人员一律不得进入库房;未经批准,任何人员不得私自将档案携带出档案馆(室);涉密档案未经领导批准不得查阅。
    第二十九条 高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。


第四章 档案的利用与公布


    第三十条 高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
    属下列情况之一者,不对外公布:
    (一)涉及国家秘密的;
    (二)涉及专利或者技术秘密的;
    (三)涉及个人隐私的;
    (四)档案形成单位规定限制利用的。
    第三十一条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。
    境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。
    第三十二条 查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门批准。
    第三十三条 高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经档案机构负责人批准。
    加盖高校档案机构公章的档案复制件,与原件具有同等效力。
    第三十四条 高校档案开放应当设立专门的阅览室,并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA/T18-1999)执行),提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件。
    第三十五条 高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。
    高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。
    社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,高校档案机构应当无偿和优先提供。
    第三十六条 寄存在高校档案机构的档案,归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用,应当征得寄存者同意。
    第三十七条 高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,应当经档案形成单位同意,并报请校长批准。
    第三十八条 高校档案机构应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。有条件的高校,应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。


第五章 条件保障


    第三十九条 高等学校应当将高校档案工作所需经费单独立项,列入学校预算,保证档案工作的需求。
    第四十条 高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。
    存放涉密档案应当设有专门库房。
    存放声像、电子等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施。
    档案库房要自成体系。库房面积应满足档案工作发展的需要,留有存储空间,设立档案馆的库房应满足今后二十年档案保管的需要。
    第四十一条 高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。


第六章 奖励与处罚


    第四十二条 高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:
    (一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;
    (二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;
    (三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;
    (四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的;
    (五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。
    第四十三条 有下列行为之一的,高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。
    (一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;
    (二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;
    (三)涂改、伪造档案的;
    (四)擅自出卖、赠送、交换档案的;
    (五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;
    (六)其他违反档案法律法规的行为。


第七章 附则


    第四十四条 本办法适用于安徽省内各类普通高等学校、成人高等学校。各高等学校可以根据本办法制订实施细则。
    第四十五条 独立学院的档案管理由独立学院自行负责,参与举办独立学院的普通高等学校的档案机构在业务上进行指导、监督和检查。
    第四十六条 本办法自2010年1月1日起施行。