中国科学技术大学大科学工程项目档案管理办法(暂行)

第一章 总则

    第一条 为加强我校大科学工程(大科学装置建造工程)项目档案建档工作,维护项目档案的完整、准确、系统,充分发挥项目档案在大科学装置运行、维修、管理和扩建、改建、技术改造等工作中的作用,依据《高等学校档案管理办法》和《中国科学院大科学工程项目档案建档规范》的有关规定,结合我校大科学装置具体情况制定本办法。

    第二条 本办法所称项目档案,是指我校大科学装置在新建、改扩建、重大维修改造活动中从立项、可行性研究、招投标、施工、采购、安装、监理到竣工验收等各阶段直接形成的具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等不同载体的真实记录。目前,以我校为依托单位的大科学装置为合肥同步辐射光源(加速器)。

    第三条 项目档案是大科学装置建设与发展各阶段的历史记录和项目竣工后运行、管理、应用、研究等工作的重要依据,是大科学装置的重要组成部分。大科学装置建设单位要依法加强对档案工作的领导,列入工作计划,确保项目档案的完整、准确、安全和有效利用。


第二章 管理责任

    第四条 根据统一领导、分级管理、确保质量、便于利用的原则,大科学工程项目档案的立卷、归档工作接受中科院办公厅业务主管部门和学校档案馆的业务指导。项目档案归档后由建设单位科学保管和提供利用,项目档案向学校档案馆的移交时间由档案馆和建设单位商定。

    第五条 建设单位设立项目指挥部统筹管理项目档案工作,制定项目建档任务和项目档案管理相关制度,明确各级人员档案责任制度,将归档情况纳入工程绩效考核指标。项目指挥部加强对项目档案工作的领导,确定分管档案工作负责人,保证档案工作所必需的条件,并且按照项目所属关系,负责对各分系统、承建单位的档案工作进行协调。项目指挥部负责组织项目建档工作,将项目建档工作纳入工程指挥部的议事日程,纳入项目管理的各个环节,建立健全项目建档工作的相关制度并监督执行。

    第六条 建设单位在项目建设过程中配备一名专职档案管理员,协助学校档案馆制定大科学工程项目档案建档要求和规范、编制项目文件分类表,填写《大科学工程项目档案建档总说明》,监督、检查、指导各分系统、承建单位在项目各阶段档案材料的立卷归档工作,按规范要求审查各系统移交的项目档案,确保接收的项目档案完整、准确、系统、配套。负责向上级管理部门上报《国家重点建设项目档案管理登记表》,并参加项目的验收工作。

    第七条 各分系统、承建单位在指挥部的领导下,设立兼职档案员,按归档要求收集和整理本系统在设计、研制、安装、竣工验收等各阶段形成的材料,在项目档案管理员的指导下进行立卷归档,保证项目档案完整、准确、系统、配套。负责督促、检查并接收本系统的施工单位移交应归档的项目文件。

    第八条 建设单位签订设计、施工、监理等合同、协议时,应制订专门条款,明确规定承建单位提交相应项目的文件材料质量、数量和时间等要求。承建单位应按合同、协议规定,将大科学装置设计、研制建造过程中形成的应归档的项目文件,经规范整理立卷后移交建设单位。建筑安装工程项目实行总承包的,总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的项目档案,并及时向建设单位移交。各分包单位应将本单位形成的项目文件整理立卷后及时移交总承包单位。

    第九条 凡与引进技术或引进设备的项目有关的技术文件材料,不论是通过何渠道得到的,均由建设单位负责收集整理归档。

    第十条 项目建档工作要与项目进程同步,做到:批准项目立项与提出建档要求同步;工程建设项目管理过程与竣工文件材料的积累、整编、审定工作同步;项目竣工验收与档案验收同步。建设单位和承建单位要及时收集、整理文件材料,在项目竣工验收前完成项目档案的立卷、归档工作。

    第十一条 学校档案馆对项目档案工作进行定期检查、指导和监督,协助建设单位为上级单位组织的项目档案验收工作作准备。

 

第三章 归档范围与质量要求

    第十二条 项目从立项、实施到竣工交付使用全过程中形成的,具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档,归档范围参考中国科学院《大科学工程项目文件归档范围及保管期限参考表》和《基本建设档案归档范围及保管期限表》。档案保管期限分为永久、长期和短期,其中长期保管的档案其保管期限不得短于工程寿命。

    第十三条 项目文件材料的形成、积累以项目开始为起点,根据其性质、阶段、程序、专业等编制具体项目的《大科学工程项目文件分类表》,以便于文件材料的立卷和归档后的管理。

    第十四条 凡需归档的项目文件材料应达到如下要求:

        1、文件材料必须齐全完整,反映项目建设的全过程;

        2、文件材料必须履行规定的签字盖章手续,形成时间完备。文件图纸等必须与实物、实况相一致;

        3、文件材料应为原始件,保持历史真迹,不得擅自修改、剪贴、伪造或事后补制;

        4、文件材料必须纸质优良、字迹工整、线条清晰、图面整洁,利于长远保存。

        5、项目文件的内容必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、竣工图等方面的技术规范、标准和规程。

        6、外文文件和相应的中文译件应归档,未翻译的外文文件,应译出中文标题,并附上内容提要。

        7、科研仪器设备文件的归档要求参见《中国科学院科研仪器设备建档规范》。

        8、照片、录音、录像文件的归档应保证载体的有效性,符合《中国科学院声像档案建档规范》的要求。电子文件应使用不可擦写的电子介质存储,与纸质文件同时归档,并应保持内容一致。

    第十五条 立卷要求:

        1、根据具体项目的《大科学工程项目文件分类表》对项目文件进行分类,大科学装置部分各立卷单元由立卷责任者负责收集整理文件材料,并填写《科研课题档案归档说明书》,作为该单元首卷的第一份文件登入卷内目录。

        2、文字材料重要在前,次要在后;卷内文字材料和图纸混合时,文字在前,图纸在后;研制总结报告在前,发表文章在后;打印件在前,手稿在后;批复在前,请示在后。

        3、文字材料较多的可以组成一题多卷,按重要程度排列,第一卷为主卷。
        4、文件材料少的,可以组成一卷多题,按重要程度排列。
        5、案卷排列次序可以按照时间和重要程度相结合的原则来确定,时间方面按立题依据(开题报告、任务书或任务更改通知单)、技术设计方案或技术设计说明、研制报告、实物照片、论文、技术鉴定、验收、成果申报奖励的顺序排列,重要程度按永久、长期、短期排列。

    第十六条 案卷质量应符合GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。
        1、遵循基本建设项目文件材料的自然形成规律,保持其有机联系及便于利用查考的原则,将归档的文件材料按单项工程、阶段、专业或结构等逐级分类、再系统组成案卷。
        2、归档的竣工图应是新蓝图,逐张加盖竣工图章,履行签字手续,修改符合技术要求,变更通知单和洽商记录均应归入相关的案卷内,图纸质量良好,应能满足缩微和计算机输入要成。
        3、案卷符合《中国科学院基本建设项目文件材料整理组卷操作规则》。


第四章 项目归档

    第十七条 项目归档时,由系统负责人和分管副总工程师(总工艺师)以及主管档案工作的领导三级审查签署意见,签名和具体意见必须完备,不完备的档案不予接收。
    第十八条 各分系统、承建单位向项目指挥部移交档案时应填写归档案卷移交清单一式两份,验收合格后,由归档人员和档案接收人员签字,各自存档。
    第十九条 已移交档案需更改时,应按“任务更改通知单”办理审批手续,变更后另出修改、补充图,修改补充图应由系统及分管副总工程师(总工艺师)批准签字后方可正式出图,重要修改补充图,应由总工程师批准。